Un dettagliato “piano di comunicazione”, elaborato congiuntamente dalle Direzioni generali per la Comunicazione del Parlamento europeo, della Commissione e del Consiglio, con i contributi del Comitato delle regioni e del Comitato economico e sociale europeo, è stato elaborato per “garantire la partecipazione alla Conferenza attraverso la sua piattaforma multilingue da parte di cittadini di ogni angolo d’Europa”. “La sfida è quella di aumentare significativamente la partecipazione e coinvolgere il maggior numero possibile di cittadini” dice il piano di comunicazione: indispensabile a questo scopo una sinergia tra le tre istituzioni e i due comitati consultivi e i principali attori politici e parti interessate in tutti gli Stati membri (parlamenti nazionali e regionali, autorità locali, partiti politici a livello dell’Ue e nazionale e società civile organizzata), che saranno supportati con pacchetti e strumenti di comunicazione resi disponibili dalle istituzioni europee. Si può ben immaginare, si legge ancora nel piano, che “l’interesse e la motivazione delle persone aumenteranno man mano che la conferenza passerà dall’essere principalmente incentrata sul processo all’affrontare la sostanza e le questioni in gioco”, se i cittadini percepiranno “la Conferenza come una reale opportunità di discutere questioni che riguardano la loro vita quotidiana, le condizioni di vita e il futuro dei loro figli”.
Le linee di azione del piano sono fondamentalmente quattro: una massiccia campagna sui social media, attività di sensibilizzazione (con eventi, “moltiplicatori”, influencer, eurodeputati e commissari), strumenti e attività per gli operatori dell’informazione, aggiornamenti e miglioramenti periodici della piattaforma stessa, per renderla più fruibile, attraente e varia.